Sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử: Khi nào điều chỉnh, khi nào thay thế?

Quy định hiện hành được áp dụng theo Thông tư số 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15. Thông tư có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.

1. Sai tên hàng hóa được điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn

Điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư số 91/2026/TT-BTC quy định: khi hóa đơn điện tử đã lập sai mã số thuế; tên hàng hóa; hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền; thuế suất; tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác, người bán được lựa chọn một trong hai cách xử lý là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.

Do đó, hóa đơn ghi sai tên hàng hóa không thuộc nhóm sai sót chỉ cần thông báo mà không phải lập lại hóa đơn. Người bán cần chọn một trong hai phương án sau:

Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh

Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ:

“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Đây là phương án phù hợp khi doanh nghiệp cần phản ánh phần nội dung hoặc giá trị cần sửa đổi trên hóa đơn điều chỉnh. Nếu hóa đơn điều chỉnh liên quan đến giá trị, số điều chỉnh tăng phải ghi số dương, số điều chỉnh giảm phải ghi số âm, đúng với thực tế điều chỉnh theo điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư số 91/2026/TT-BTC.

Lập hóa đơn điện tử thay thế

Nếu chọn phương án thay thế, người bán lập một hóa đơn điện tử mới, trong đó ghi:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Hóa đơn mới được dùng để thay thế hóa đơn đã có sai sót. Sau khi ký số, người bán gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho người mua đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn mới đến cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua.

2. Cần thỏa thuận hoặc thông báo trước khi xử lý

Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư số 91/2026/TT-BTC, cách thức xử lý phụ thuộc vào người mua:

• Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận, trong đó nêu rõ nội dung hóa đơn bị sai. Người bán có trách nhiệm lưu giữ văn bản này và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

• Nếu người mua là cá nhân, người bán phải thông báo trực tiếp cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán, nếu có website.

Người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trong ba trường hợp: chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP; chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP; và hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.

3. Có thể xử lý nhiều hóa đơn sai tên hàng bằng một hóa đơn

Trong cùng một tháng, nếu người bán lập nhiều hóa đơn sai cùng một thông tin, chẳng hạn sai tên hàng hóa, cho cùng một người mua, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai.

Kèm theo hóa đơn này phải có Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư số 91/2026/TT-BTC. Việc gộp chỉ áp dụng khi các hóa đơn đáp ứng đồng thời các điều kiện về cùng người mua, cùng tháng và cùng thông tin bị sai.

4. Trường hợp nào bắt buộc lập hóa đơn thay thế?

Quyền lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế không áp dụng cho mọi hóa đơn. Theo điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư số 91/2026/TT-BTC, người bán phải lập hóa đơn thay thế nếu hóa đơn đã lập sai thuộc một trong hai trường hợp:

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền;

• Hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản.

Quy định trên không áp dụng đối với trường hợp tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10 Thông tư số 91/2026/TT-BTC, tức hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu, đã đăng ký theo tên người mua và sau đó được trả lại theo đúng quy định pháp luật.

5. Khi trả lại tài sản đã đăng ký theo tên người mua, ai lập hóa đơn?

Với hàng hóa thông thường bị trả lại, về nguyên tắc người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán.

Riêng hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua, khi trả lại hàng hóa phù hợp với pháp luật có liên quan, người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử phải lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán. Người bán và người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ về việc trả lại hàng hóa và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

6. Lưu ý khi đã xử lý hóa đơn sai

Sau khi người bán đã xử lý hóa đơn sai bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, nếu tiếp tục phát hiện sai sót trên hóa đơn, những lần xử lý tiếp theo phải áp dụng cùng hình thức đã chọn ở lần đầu. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ hóa đơn gốc, chứng từ bán hàng và nội dung thỏa thuận trước khi lựa chọn phương án xử lý.

Căn cứ pháp lý: Điều 10 Thông tư số 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Nghị định số 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ.