Từ ngày 10/9/2026, người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tùy thân của nhân viên bị phạt như thế nào?

1. Người sử dụng lao động có được giữ bản chính giấy tờ của nhân viên không?

Khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ những hành vi người sử dụng lao động không được thực hiện khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động. Trong đó, hành vi đầu tiên là:

Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.

Ngoài ra, người sử dụng lao động cũng không được:

• Yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động;
• Buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động để trả nợ cho người sử dụng lao động.

Như vậy, ngay cả khi người lao động đồng ý giao bản chính căn cước, văn bằng, chứng chỉ cho doanh nghiệp để “giữ hộ”, “quản lý hồ sơ”, “đảm bảo người lao động không tự ý nghỉ việc” hoặc vì bất kỳ lý do nào khác liên quan đến việc thực hiện hợp đồng lao động, người sử dụng lao động vẫn không được phép giữ các giấy tờ này.

Điểm quan trọng cần lưu ý là quy định cấm không chỉ áp dụng tại thời điểm ký hợp đồng lao động mà còn trong toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng lao động.

Do đó, doanh nghiệp có thể yêu cầu người lao động cung cấp thông tin, bản sao hoặc xuất trình giấy tờ để đối chiếu khi cần thiết theo quy định, nhưng không được biến việc quản lý hồ sơ thành việc chiếm giữ bản chính giấy tờ của người lao động.

Đây cũng là cơ chế nhằm bảo đảm quyền tự do việc làm, quyền tự do lựa chọn nơi làm việc và hạn chế tình trạng người sử dụng lao động dùng giấy tờ cá nhân như một biện pháp gây sức ép buộc người lao động tiếp tục làm việc.

2. Từ ngày 10/9/2026, giữ bản chính giấy tờ của người lao động bị phạt bao nhiêu?

Một điểm đáng chú ý là Chính phủ đã ban hành Nghị định 283/2026/NĐ-CP thay thế cơ chế xử phạt trước đây trong lĩnh vực lao động. Nghị định có hiệu lực từ ngày 10/9/2026.

Theo điểm a khoản 2 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định:

2. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động;

Điểm cần lưu ý là mức phạt trên được xác định theo nguyên tắc áp dụng đối với cá nhân. Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, đối với những hành vi mà mức phạt được quy định cho cá nhân, tổ chức có cùng hành vi vi phạm sẽ bị phạt tiền bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân.

Theo đó:

Như vậy, đối với doanh nghiệp, hành vi tưởng như chỉ là “giữ hộ hồ sơ” có thể dẫn đến mức phạt hành chính lên đến 50 triệu đồng.

Không chỉ bị phạt tiền, doanh nghiệp còn phải trả lại giấy tờ

Trách nhiệm của người sử dụng lao động không dừng lại ở việc nộp tiền phạt.

Theo điểm d khoản 3 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định: 

3. Biện pháp khắc phục hậu quả

d) Buộc người sử dụng lao động trả lại bản chính giấy tờ tùy thân; văn bằng; chứng chỉ đã giữ của người lao động đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm a khoản 2 Điều này;

Như vậy, nếu từ ngày 10/9/2026 doanh nghiệp vẫn tiếp tục giữ bản chính giấy tờ của người lao động thì có thể phải đồng thời thực hiện hai nghĩa vụ:

Thứ nhất, chịu phạt tiền theo quy định;

Thứ hai, trả lại toàn bộ bản chính giấy tờ đã giữ của người lao động.

Như vậy, giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động đã là hành vi bị nghiêm cấm theo Điều 17 Bộ luật Lao động 2019. Từ ngày 10/9/2026, chế tài xử phạt đối với hành vi này được quy định cụ thể tại Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Theo đó, người sử dụng lao động là cá nhân có thể bị phạt 20 – 25 triệu đồng; nếu là tổ chức, doanh nghiệp thì mức phạt có thể lên tới 40 – 50 triệu đồng. Đồng thời, người vi phạm còn bị buộc trả lại bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ đã giữ của người lao động.

Đây là quy định mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trong quá trình tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ và quản lý nhân sự. Việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ đúng pháp luật không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn góp phần bảo đảm quyền tự do lao động, quyền quản lý giấy tờ cá nhân và sự tự nguyện của người lao động trong quan hệ lao động.