Thủ tục đăng ký khai sinh cho trẻ theo quy định hiện hành

1.Thực hiện đăng ký khai sinh trực tiếp

1.1. Cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh

Theo Điều 13 Luật Hộ tịch 2014, còn hiệu lực đến ngày 01/3/2027, thẩm quyền đăng ký khai sinh thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ của trẻ. Nơi cư trú trong trường hợp này có thể là nơi thường trú hoặc nơi tạm trú.

Theo đó, cha, mẹ, ông, bà, người thân thích hoặc cá nhân, tổ chức đang trực tiếp nuôi dưỡng trẻ có thể thực hiện việc đăng ký khai sinh tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cha hoặc mẹ cư trú.

Nếu không xác định được nơi cư trú của cha và mẹ thì việc đăng ký khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi trẻ đang thực tế sinh sống.

Đối với trường hợp đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài, theo khoản 2 Điều 7 Luật Hộ tịch 2014, thẩm quyền thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của cha hoặc mẹ.

Từ ngày 01/3/2027, việc đăng ký khai sinh được thực hiện theo Điều 15 Luật Hộ tịch 2026. Theo quy định này, Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền đăng ký khai sinh đối với các trường hợp:

• Trẻ em được sinh ra tại Việt Nam;

• Trẻ em sinh tại nước ngoài, chưa được đăng ký khai sinh, sau đó về cư trú tại Việt Nam và có ít nhất một bên cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam;

• Công dân Việt Nam, người Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam, được sinh ra tại Việt Nam nhưng chưa được đăng ký khai sinh và đã có hồ sơ, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc xác nhận.

Ngoài ra, theo lựa chọn của người yêu cầu đăng ký khai sinh, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm chủ động thực hiện việc đăng ký khai sinh khi dữ liệu từ cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đã được kết nối, chia sẻ tự động với hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử và đồng thời đáp ứng các điều kiện:

• Trẻ được sinh tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh;

• Người yêu cầu đã cung cấp đầy đủ các nội dung cần thiết để đăng ký khai sinh theo quy định.

1.2. Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký khai sinh

Căn cứ Quyết định 1872/QĐ-BTP năm 2020, hồ sơ đăng ký khai sinh gồm nhóm giấy tờ phải nộp và nhóm giấy tờ phải xuất trình.

Giấy tờ phải nộp

Người thực hiện đăng ký khai sinh cần chuẩn bị:

• Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu. Nếu đồng thời thực hiện thủ tục nhận cha, mẹ, con thì phải có thêm Tờ khai đăng ký nhận cha, mẹ, con theo mẫu;

• Bản chính Giấy chứng sinh.

Trường hợp không có Giấy chứng sinh thì có thể thay thế bằng văn bản của người làm chứng xác nhận việc sinh. Nếu không có người làm chứng thì người yêu cầu phải lập giấy cam đoan về việc sinh. Đối với trẻ bị bỏ rơi, hồ sơ phải có biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập. Nếu trẻ được sinh ra do mang thai hộ thì phải có văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản phục vụ việc mang thai hộ.  Trường hợp người đăng ký khai sinh thực hiện thủ tục thông qua người được ủy quyền thì phải có văn bản ủy quyền được chứng thực theo quy định của pháp luật. Nếu đồng thời thực hiện thủ tục nhận cha, mẹ, con thì phải có chứng cứ chứng minh quan hệ cha, con hoặc quan hệ mẹ, con. Chứng cứ có thể là:

• Văn bản của cơ quan y tế, cơ quan giám định hoặc cơ quan có thẩm quyền khác xác nhận quan hệ cha, con hoặc quan hệ mẹ, con;

• Nếu không có các văn bản trên, các bên nhận cha, mẹ, con phải lập văn bản cam đoan về quan hệ cha, mẹ, con và có ít nhất hai người làm chứng về mối quan hệ này.

Giấy tờ phải xuất trình

Người yêu cầu đăng ký khai sinh phải xuất trình giấy tờ chứng minh nhân thân như hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ Căn cước công dân hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp, có ảnh và thông tin cá nhân, còn giá trị sử dụng.

Tùy từng trường hợp, người yêu cầu còn phải xuất trình:

• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú nhằm xác định đúng cơ quan có thẩm quyền đăng ký khai sinh;

• Giấy tờ liên quan đến việc nhận cha, mẹ, con;

• Giấy chứng nhận kết hôn của cha, mẹ trong giai đoạn chuyển tiếp nếu thuộc trường hợp cần xuất trình.

Nếu hồ sơ được gửi qua hệ thống bưu chính thì phải kèm theo bản sao có chứng thực của các giấy tờ thuộc diện phải xuất trình nêu trên.

1.3. Trình tự đăng ký khai sinh

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người có yêu cầu nộp hồ sơ đăng ký khai sinh tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.

Bước 2: Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và cấp Giấy khai sinh

Người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ tài liệu được nộp, đối chiếu các thông tin trên Tờ khai và xem xét tính đầy đủ, hợp lệ của các giấy tờ được nộp hoặc xuất trình. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, người tiếp nhận lập giấy tiếp nhận hồ sơ, trong đó ghi cụ thể ngày, giờ trả kết quả. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hoàn thiện thì người tiếp nhận hướng dẫn người nộp bổ sung, hoàn thiện. Trường hợp không thể bổ sung ngay, việc hướng dẫn phải được lập thành văn bản, ghi rõ từng loại giấy tờ hoặc nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, đồng thời có chữ ký và họ tên của người tiếp nhận.

Sau khi tiếp nhận đủ hồ sơ, nếu xác định việc nhận cha, mẹ, con là đúng, không có tranh chấp và thông tin đăng ký khai sinh đầy đủ, phù hợp thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Khi Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đồng ý giải quyết, công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện các công việc gồm:

• Ghi nội dung nhận cha, mẹ, con vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con;

• Ghi thông tin khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh;

• Cập nhật thông tin khai sinh theo quy định để lấy Số định danh cá nhân;

• Hướng dẫn người yêu cầu kiểm tra lại nội dung của giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch.

Sau đó, công chức tư pháp - hộ tịch và người đăng ký khai sinh, nhận cha, mẹ, con cùng ký vào Sổ. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy khai sinh và Trích lục nhận cha, mẹ, con cho người yêu cầu.

Hiện nay, thủ tục đăng ký khai sinh tại các địa phương còn được thực hiện liên thông với đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ.

1.4. Lệ phí đăng ký khai sinh

Việc đăng ký khai sinh đúng hạn hiện nay không phải nộp lệ phí. Đối với trường hợp đăng ký khai sinh không đúng hạn, mức lệ phí được thực hiện theo quy định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.

1.5. Thời hạn giải quyết đăng ký khai sinh

Thông thường, khi người yêu cầu đã cung cấp đầy đủ các giấy tờ cần thiết, công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc đăng ký và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký Giấy khai sinh ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ. Nếu hồ sơ được tiếp nhận sau 15 giờ mà không thể giải quyết ngay thì kết quả được trả trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với trường hợp thực hiện thủ tục liên thông, thời hạn giải quyết phụ thuộc vào các thủ tục được thực hiện đồng thời và có thể kéo dài hơn so với đăng ký khai sinh thông thường.

2. Đăng ký khai sinh trực tuyến

Bên cạnh hình thức trực tiếp, người dân có thể thực hiện đăng ký khai sinh qua môi trường điện tử. Cách thức này giúp giảm thời gian đi lại và tạo thuận lợi khi thực hiện thủ tục hành chính. Trình tự cơ bản như sau:

Bước 1: Đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Người dân truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và đăng nhập tài khoản.

Bước 2: Lựa chọn nhóm dịch vụ dành cho người có con nhỏ

Tại phần dịch vụ dành cho công dân, lựa chọn nội dung liên quan đến người có con nhỏ.

Bước 3: Chọn thủ tục đăng ký khai sinh

Tiếp tục lựa chọn mục “Khai sinh”, sau đó chọn “Thủ tục đăng ký khai sinh”.

Bước 4: Lựa chọn địa phương giải quyết hồ sơ

Người thực hiện xác định địa phương nơi nộp hồ sơ đăng ký khai sinh và xác nhận để tiếp tục.

Bước 5: Lựa chọn dịch vụ phù hợp

Hệ thống hiển thị các dịch vụ liên quan đến đăng ký khai sinh. Người dân lựa chọn đúng trường hợp của mình và nhấn “Nộp trực tuyến”.

Hệ thống có thể chuyển người sử dụng sang Cổng Dịch vụ công của địa phương và yêu cầu đăng nhập lại bằng tài khoản định danh điện tử VNeID.

Bước 6: Kiểm tra thông tin hồ sơ

Hệ thống hiển thị quy trình giải quyết và mã hồ sơ phục vụ việc tra cứu.

Người nộp kiểm tra lại thông tin cá nhân trước khi chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 7: Kê khai và tải tài liệu lên hệ thống

Người yêu cầu điền đầy đủ nội dung theo biểu mẫu điện tử và tải lên các giấy tờ thuộc thành phần hồ sơ theo hướng dẫn.

Bước 8: Lựa chọn phương thức nhận kết quả

Người dân có thể lựa chọn nhận kết quả trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích.

Sau khi hoàn tất các nghĩa vụ tài chính nếu có, người nộp kiểm tra lại toàn bộ thông tin, nhập mã xác nhận và gửi hồ sơ.

Bước 9: Theo dõi và nhận kết quả

Sau khi gửi thành công, hệ thống sẽ thông báo tình trạng tiếp nhận hồ sơ. Người dân theo dõi quá trình xử lý và nhận kết quả theo phương thức đã lựa chọn.

3. Đăng ký khai sinh cho con khi cha mẹ chưa đăng ký kết hôn

Trường hợp cha, mẹ chưa đăng ký kết hôn và chưa xác định được cha của trẻ thì khi đăng ký khai sinh:

• Họ, dân tộc, quê quán và quốc tịch của con được xác định theo họ, dân tộc, quê quán và quốc tịch của mẹ;

• Phần thông tin về người cha trong Sổ hộ tịch và Giấy khai sinh được để trống.

Nếu cha mẹ chưa đăng ký kết hôn nhưng muốn Giấy khai sinh của trẻ có thông tin của người cha thì phải thực hiện đồng thời:

• Thủ tục nhận cha, con;

• Thủ tục đăng ký khai sinh.

4. Đăng ký khai sinh trong một số trường hợp đặc biệt

4.1. Đăng ký khai sinh để con mang họ mẹ

Theo Nghị định 123/2015/NĐ-CP, trẻ có thể mang họ mẹ trong một số trường hợp.

Trường hợp cha, mẹ có thỏa thuận

Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định họ, chữ đệm, tên và dân tộc của trẻ được xác định theo thỏa thuận của cha, mẹ. Nếu cha, mẹ không có thỏa thuận hoặc không thể thỏa thuận thì việc xác định được thực hiện theo tập quán. Như vậy, pháp luật không bắt buộc con phải mang họ của cha. Nếu cha và mẹ thống nhất thì có thể đăng ký khai sinh cho con theo họ mẹ.

Trường hợp chưa xác định được cha

Khoản 2 Điều 15 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định nếu chưa xác định được cha thì họ, dân tộc, quê quán và quốc tịch của trẻ được xác định theo họ, dân tộc, quê quán và quốc tịch của mẹ. Trong trường hợp này, phần thông tin về người cha trên Sổ hộ tịch và Giấy khai sinh được để trống.

4.2. Đăng ký khai sinh cho trẻ sinh ra do mang thai hộ

Do trẻ sinh ra trong trường hợp mang thai hộ được xác định là con của bên nhờ mang thai hộ nên trách nhiệm đăng ký khai sinh thuộc về người vợ hoặc người chồng nhờ mang thai hộ theo quy định của pháp luật về hộ tịch. Về cơ bản, thủ tục khai sinh cho trẻ sinh ra do mang thai hộ được thực hiện tương tự thủ tục khai sinh thông thường. Tuy nhiên, do đặc thù của việc mang thai hộ, hồ sơ phải có tài liệu liên quan đến việc xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản phục vụ mang thai hộ.

4.3. Có thể đăng ký khai sinh tại nơi tạm trú không?

Theo pháp luật về cư trú, nơi cư trú của công dân là chỗ ở hợp pháp mà người đó thường xuyên sinh sống. Nơi cư trú có thể là nơi thường trú hoặc nơi tạm trú. Trong khi đó, thẩm quyền đăng ký khai sinh được xác định theo nơi cư trú của cha hoặc mẹ. Do vậy, nếu cha hoặc mẹ đang đăng ký tạm trú hợp pháp thì có thể thực hiện đăng ký khai sinh cho con tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tạm trú đó, nếu đáp ứng điều kiện về thẩm quyền theo quy định.

5. Liên thông đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 06 tuổi

Theo Điều 6 Nghị định 63/2024/NĐ-CP, người dân có thể sử dụng Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc ứng dụng VNeID để thực hiện liên thông ba thủ tục:

• Đăng ký khai sinh;

• Đăng ký thường trú;

• Cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 06 tuổi.

Thời hạn giải quyết nhóm thủ tục hành chính liên thông này là không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ theo quy định. Nếu cần xác minh thông tin thì thời hạn giải quyết không quá 05 ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận sau 15 giờ thì thời hạn giải quyết được tính từ ngày làm việc tiếp theo.

6. Một số vấn đề thường gặp khi đăng ký khai sinh

6.1. Sau khi trẻ được sinh ra bao lâu phải đăng ký khai sinh?

Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày trẻ được sinh ra, cha hoặc mẹ có trách nhiệm thực hiện việc đăng ký khai sinh cho con. Nếu cha, mẹ không thể trực tiếp thực hiện thì ông, bà hoặc người thân thích khác cũng có thể thực hiện việc đăng ký khai sinh theo quy định. Căn cứ hiện hành là Điều 15 Luật Hộ tịch 2014; từ ngày 01/3/2027 thực hiện theo Điều 15 Luật Hộ tịch 2026.

6.2. Giấy khai sinh được cấp bao nhiêu bản?

Cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ cấp 01 bản chính Giấy khai sinh. Nếu có nhu cầu sử dụng thêm, cá nhân có thể yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch theo quy định.

6.3. Mất bản chính Giấy khai sinh có được cấp lại không?

Không phải mọi trường hợp mất bản chính Giấy khai sinh đều được đăng ký lại khai sinh.Trong phần lớn trường hợp, khi mất bản chính, cá nhân có thể yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao trích lục khai sinh. Chỉ khi đáp ứng các điều kiện đăng ký lại khai sinh theo quy định thì mới thực hiện thủ tục đăng ký lại.Thời hạn giải quyết đăng ký lại khai sinh thông thường khoảng 05 ngày làm việc. Nếu việc đăng ký lại được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì thời gian giải quyết có thể kéo dài do phải thực hiện việc kiểm tra, xác minh thông tin.

6.4. Giá trị pháp lý của Giấy khai sinh

Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân.

Các hồ sơ, giấy tờ khác của cá nhân có thông tin dưới đây phải bảo đảm phù hợp với nội dung được ghi nhận trong Giấy khai sinh:

• Họ, chữ đệm, tên;

• Ngày, tháng, năm sinh;

• Giới tính;

• Dân tộc;

• Quốc tịch;

• Quê quán;

• Quan hệ cha, mẹ, con

Vì vậy, Giấy khai sinh không chỉ là giấy tờ xác nhận việc một cá nhân được đăng ký khai sinh mà còn là căn cứ hộ tịch nền tảng để xác định và thống nhất các thông tin nhân thân cơ bản của cá nhân trong những giấy tờ, hồ sơ khác.