Thủ tục làm Giấy khai sinh như thế nào?

1. Làm Giấy khai sinh cho con ở đâu?

- Người có trách nhiệm (cha, mẹ; ông hoặc bà hoặc người thân thích khác; cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ) sẽ làm Giấy khai sinh cho con tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ (Điều 13 Luật hộ tịch 2014).

Theo Điều 11 Luật cư trú 2020, nơi cư trú của công dân bao gồm nơi thường trú, nơi tạm trú. Trường hợp không xác định được nơi thường trú, nơi tạm trú thì nơi cư trú của công dân là nơi ở hiện tại được xác định theo quy định tại khoản 1 Điều 19 của Luật cư trú 2020.

- Trường hợp làm Giấy khai sinh cho trẻ có yếu tố nước ngoài thì được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của cha hoặc mẹ (khoản 2 Điều 7 Luật hộ tịch 2014).

Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài thuộc một trong các trường hợp sau:

+ Trẻ có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, người không quốc tịch.

+ Trẻ có cha và mẹ là người nước ngoài, người không quốc tịch nhưng trẻ được sinh ra tại Việt Nam.

- Trường hợp làm Giấy khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam thì được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tiếp giáp với đơn vị hành chính tương đương cấp xã của Việt Nam nơi mẹ hoặc cha là công dân nước láng giềng thường trú (điểm d khoản 1 Điều 7 Luật hộ tịch 2014, khoản 1 Điều 17 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).

- Trường hợp, trẻ là công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài thì làm Giấy khai sinh tại Cơ quan đại diện (khoản 3 Điều 7 Luật hộ tịch 2014, Điều 2 Thông tư liên tịch 02/2016/TTLT-BNG-BTP).

2. Hồ sơ làm Giấy khai sinh gồm những gì?

Tùy vào việc làm Giấy khai sinh có yếu nước ngoài hay không mà hồ sơ sẽ khác nhau, cụ thể:

* Hồ sơ làm Giấy khai sinh trong trường hợp không có yếu tố nước ngoài bao gồm:

- Giấy tờ phải xuất trình:

+ Hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân của người yêu cầu làm giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân (khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).

+ Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của người yêu cầu là giấy khai sinh để chứng minh thẩm quyền đăng ký khai sinh.

+ Trường hợp cha, mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn thì phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn.

- Giấy tờ phải nộp:

+ Tờ khai theo mẫu được ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP.

+ Giấy chứng sinh. Trường hợp không có giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.

(khoản 2 Điều 16 Luật hộ tịch 2014)

* Hồ sơ làm Giấy khai sinh trong trường hợp có yếu tố nước ngoài bao gồm:

- Giấy tờ phải xuất trình:

+ Hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân của người yêu cầu làm Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân (khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP).

+ Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của người yêu cầu làm Giấy khai sinh để chứng minh thẩm quyền đăng ký khai sinh.

+ Trường hợp cha, mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn thì phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn.

+ Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam hoặc cha và mẹ đều là công dân Việt Nam, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, về cư trú tại Việt Nam thì xuất trình giấy tờ chứng minh việc trẻ em đã nhập cảnh hợp pháp vào Việt Nam (như: hộ chiếu, giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế có dấu xác nhận nhập cảnh của cơ quan quản lý xuất, nhập cảnh) và văn bản xác nhận của cơ quan công an có thẩm quyền về việc trẻ em đang cư trú tại Việt Nam.

- Giấy tờ phải nộp:

+ Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu được ban hành kèm theo Thông tư 04/2020/TT-BTP.

+ Giấy chứng sinh.

Trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có văn bản của người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.

Trường hợp trẻ em sinh ra tại nước ngoài thì nộp Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp xác nhận về việc trẻ em được sinh ra ở nước ngoài và quan hệ mẹ - con (nếu có).

+ Trường hợp cha hoặc mẹ hoặc cả cha, mẹ là người nước ngoài thì phải nộp văn bản thỏa thuận của cha, mẹ về việc lựa chọn quốc tịch cho con. Trường hợp cha, mẹ lựa chọn quốc tịch nước ngoài cho con, thì ngoài văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch còn phải có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước mà trẻ được chọn mang quốc tịch về việc trẻ có quốc tịch phù hợp quy định pháp luật của nước đó.

(Mục I.1 phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1872//QĐ-BTP)

3. Trình tự làm giấy khai sinh

- Người có yêu cầu đăng ký khai sinh nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.

- Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình.

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả;

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

- Ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định, nếu thấy thông tin khai sinh đầy đủ và phù hợp, công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.

Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã đồng ý giải quyết thì công chức tư pháp - hộ tịch cập nhật thông tin khai sinh theo hướng dẫn để lấy Số định danh cá nhân, ghi nội dung khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh, hướng dẫn người đi đăng ký khai sinh kiểm tra nội dung Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh, cùng người đi đăng ký khai sinh ký tên vào Sổ.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký 01 bản chính Giấy khai sinh cấp cho người được đăng ký khai sinh, số lượng bản sao Giấy khai sinh được cấp theo yêu cầu.