CÁCH THỨC ĐÓNG DẤU CHUẨN MỰC TRÊN CÁC VĂN BẢN

Thứ năm - 04/08/2016 10:47
Con dấu đối với các cơ quan, doanh nghiệp là một vật dụng không thể thiếu trong quá trình hoạt động. Mặc dù được sử dụng một cách rất thường xuyên, đặc biệt là đối với các đơn vị cơ quan lớn, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu được cách quản lý và sử dụng con dấu hay phương pháp đóng dấu văn bản sao cho đúng và chuẩn mực nhất.
Đóng dấu trên văn bản
Đóng dấu trên văn bản
     Con dấu đối với các cơ quan, doanh nghiệp là một vật dụng không thể thiếu trong quá trình hoạt động: dấu pháp nhân (hay còn gọi là dấu tròn) là đại diện tính pháp lý cho đơn vị, dấu chức danh để thể hiện vị trí quản lý của người đó,… và rất nhiều con dấu khác. Con dấu đại diện đảm bảo về tính pháp lý không chỉ nhằm giúp nhà nước có phương pháp quản lý tốt nhất mà còn là công cụ ràng buộc các giao kết bằng văn bản giữa các cơ quan, công ty, doanh nghiệp hay cá nhân với nhau.
     Mặc dù được sử dụng một cách rất thường xuyên, đặc biệt là đối với các đơn vị cơ quan lớn, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu được cách quản lý và sử dụng con dấu hay phương pháp đóng dấu văn bản sao cho đúng và chuẩn mực nhất. Nghị định 96/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu tại điều 24 về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng con dấu:
      “…6. Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật…”
     Tuy nhiên văn bản lại không thể hiện cụ thể phương thức đóng dấu như thế nào là “đúng quy định pháp luật” mà lại phụ thuộc vào quy định của các ban chuyên môn khiến dẫn tới tình trạng các doanh nghiệp khó có thể đóng dấu theo đúng quy chuẩn. Đó chính là lý do Luật Hanel xin chia sẻ nội dung bài viết tư vấn và hướng dẫn quan trọng này với tiêu chí giúp người đọc hiểu cách đóng dấu trên các loại văn bản, hóa đơn đỏ VAT, hợp đồng như: dấu treo, dấu giáp lai, dấu chữ kí,...

     Dấu treo
     Đóng dấu treo là dùng con dấu đóng lên trang đầu và đóng trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Trên thực tế, một số cơ quan đồng dấu treo lên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hóa đơn tài chính. Việc đóng dầu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính.

     Dấu trên chữ kí trong văn bản
     Giá trị pháp lý của văn bản được khẳng định bởi con dấu đóng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền
  • Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
  • Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
  • Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
     Dấu giáp lai
     Đóng dấu giáp lai là việc dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên văn bản gồm nhiều tờ liên quan đến một vấn đề vào lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. 
     Thông thường khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu.        Đối với hợp đồng có nhiều trang mà không thể đóng dấu giáp lai 1 lần thì có thể chia ra, đóng dấu giáp lai trên các trang liên tiếp cho đến khi đã đóng dấu giáp lai lên hết các trang của hợp đồng đó và đảm bảo khi ráp các trang lại với nhau thì dấu giáp lai phải khớp với con dấu của doanh nghiệp. Cụ thể việc đóng dấu giáp lai áp dụng như sau:
  • Áp dụng với các văn bản có từ 02 trang trở lên đối với bản in 01 mặt hoặc từ 03 trang trở lên đối với bản in 02 mặt.
  • Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải hoặc mép của văn bản, trùm lên một phần của tất cả các tờ giấy.
  • Mỗi dấu đóng tối đa không quá 05 trang in 01 mặt, 09 trang in 02 mặt văn bản.
     Bên cạnh đó, dấu giáp lai cũng được sử dụng trong các trường hợp như đóng dấu giáp lai trên ảnh như CMND, bằng cấp các loại và một số công văn có dán ảnh,...
 
     Thông tin chi tiết giải đáp thắc mắc liên quan tới lĩnh vực trên, quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ:
     Đơn vị:       Công ty Luật TNHH MTV Pháp lý Hanel (VPLS Hanel)
     Địa chỉ:       Tầng 2 số 39 Nguyễn An Ninh, Hoàng Mai, Hà Nội.
     Điện thoại:  098.999.2007 – 04.66514061
     Email:         luatsu.vanphong8@gmail.com
 
 

Tác giả bài viết: CDL

Tổng số điểm của bài viết là: 11 trong 3 đánh giá

Xếp hạng: 3.7 - 3 phiếu bầu
Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Mã bảo mật   

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây